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社内読書会の開催者が意識すべき6つのこと

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公開
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2022/9/17
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usutaku
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先日、社内で読書会を開きました。
経緯としては、課題図書として上司が本を紹介してくださったため、
有志でその本について議論をしないか、僕が呼びかけたという流れです。
責任者として、人集めから会のファシリテーターまでを行うのは初めての経験でした。
その際、社内で行う読書会について詳しくまとめた記事があまりないことに気づきました。
そこで、準備から開催までに準備したことをステップごとに書いていきます。
これから読書会を開催される方へ参考になれば幸いです。
  1. 読書会の告知
  1. サマリーの作成
  1. ファシリテーターとしての心構え
  1. 読書会資料の準備
  1. 当日の動き方
  1. 社内アンケート

1.読書会の告知

日程の決定

読書会を開催しよう!と決意した後、最初に行うべきは告知です。
社内で参加者を募りましょう。
全員の日程をそろえることは不可能です。
複数日程を提示して、参加者の多い日に決定しましょう。
その際、会議に必ず参加してもらいたい上司等がいれば事前に来れる日程を押さえて、
その日程を全員に提示するようにしましょう。

会議の告知

告知の内容は、
  • 背景、目的
  • 形式
  • 事前に準備してほしいもの
  • 参加方法
の4点は最低でも必要です。僕が社内で送った内容は以下の通りです(一部改変してます)

2.サマリーの作成

何故サマリーが必要か?

読書会を行うことが決定したら、本を読み始めましょう。
責任者である貴方が本をすべて読むのは当然ですが、全員が読破してくる前提でいるのはやめましょう。
もし事前に読書会で扱うのが本全体ではなく一部の章であれば、半分以上の人はその章のみを読んでくると仮定しておくのが良いです。
そういった一部の章のみを読んでいる人は全体の中でその章がどのような立て付けなのかを理解していません。
立て付け理解用のサマリーを作成することでよりその章についての議論を深めることができます。

サマリーの作成方法

サマリーは、文量が多くなりすぎてもいけません。
おすすめのサマリーの書き方は、
  1. まず最後まで読む
  1. 目次を参考にしながら重要なトピックのみを箇条書きする
  1. 読書会で扱う部分・会社としてシナジーがある部分の情報量を多くする
の3つの書き方がおすすめです。
また、以下のサイトでいくつかサマリーを読むことをお勧めします。
こちらぱプロがビジネス書のサマリーを書いているため、いくつか読むと参考になります。
登録は有料ですが、一部無料で読める本があります。
また、サマリー用の簡潔な文章を書くための本として、二冊おすすめを挙げます。
言葉ダイエット メール、企画書、就職活動が変わる最強の文章術
なぜあなたの文章は読みづらいのか理由は、ただひとつ。「書きすぎ」です。 伝えたい内容をあれもこれも詰め込むことにより、言葉に贅肉がつきパフォーマンスが悪化。その結果、読みにくくなってしまうのです。なので、解決方法もただひとつ。ムダな要素を削ぎ落とすこと。つまり「言葉のダイエット」です。目次 この本について 第1章 なぜあなたのメールや企画書、エントリーシートは読みにくいのか?  「書く」より「消す」が文章を決める  難しい文章は、ほぼ、ヘタクソな文章だ  「才能」ではない。「スキル」である。 第2章 言葉ダイエットで、短く書こう  ビジネス文章が長くなる原因  理由1「読んでもらえる前提でいるから」  理由2「あなたが真面目で、能力が高いから」  言葉ダイエット その1 ~ひとつの文には、ひとつの内容だけ~  言葉ダイエット その2 ~1文は40~60文字以内~  言葉ダイエット その3 ~抽象論禁止~  言葉ダイエット その4 ~繰り返し禁止~  言葉ダイエット その5 ~ムダな敬語禁止~  言葉ダイエット その6 ~表記を統一しよう~  言葉ダイエット その7 ~こそあど&接続語の連発禁止~  言葉ダイエット その8 ~Tips~ 第3章 言葉ダイエットを、実際にやってみよう  (1)読みやすいメールとは  (2)読みやすい企画書とは  (3)読みやすいエントリーシートとは 第4章 読みたくなる文章の書き方  「おもしろい」とは何か  「発見」がある文章は、おもしろい。  「主観的発見」とは  「客観的発見」とは  コピーライター流「発見」の探し方  (1)広げる  (2)分ける  (3)選ぶ  (4)仕上げる  文章を書くことは、ストーリーを語ることだ  特別対談「何歳からでも、おもしろくなれる。」  橋口幸生(電通・コピーライター)×田中泰延(青年失業家) 第5章 言葉ダイエット実例「読みやすいとは、こういうことだ」  【自己紹介】「ひとりの商人、無数の使命。」(伊藤忠商事)  【事実】「昨日まで世界になかったものを。」(旭化成)  【事実】「世界の食料の約1/3は、ただ捨てられるために作られている。」(TOPPAN)  【提案】「日本は、義理チョコをやめよう。」(GODIVA)  【提案】「せやろがいおじさん」  【正論】「里親が育てる。社会が支える」  【正論】「飛騨市長のコラム」(岐阜新聞 2018年2月11日) おわりに著者について橋口 幸生(はしぐち・ゆきお)電通 コピーライター@yukio8494最近の代表作はスカパー!
『言葉ダイエット』は文章術の大ベストセラーです。
ついつい書いてしまう「過剰な敬語」や「不自然な言い回し」をバッサリと切り捨てています。
流し見するだけでも、文章が「ダイエット」するのが分かります。
『三行で撃つ』は、生きるための文章術というキャッチコピーの通り、文章を書くことを生業としている方のための本です。
俗世に身を委ねないために流行語を使わない、感じたものを感じたままに書くためにとにかく観察する、など文章を書く人のための金言が多数載っています。
こちらも併せて読んでみてください。

3.読書会資料の準備

読書会当日に使う資料の作成を行いましょう。
読書会のメインはその場で出る意見なので、資料にそこまで時間をかける必要はありません。
最低限のポイントを押さえておきましょう。

タイムスケジュール

これが書かれていないと、「果たして終わるのだろうか」「これ以上意見を広げいいのか」など参加者が不安になってしまいます。時間に相当余裕がある場合以外は書いておきます。

読書会の背景・目的

会を始める前に、そもそもなぜこの会を行うのかを説明しましょう。そのうえで、この会議が終わった後にどういう状態になっていたいか?も明記します。そうすることで参加者の心構えが全く変わってきます。意見を楽しく言って交流を大切にする会なのか、学びを持ち帰り翌日の業務に生かすのか、明確に伝えましょう。

4.当日:ファシリテーターとしての心構え

ファシリテーターであるということ

当日の会議を進行する貴方は、ファシリテーターです。
文字通りFacilitate,促進を行う人ですから、ただ順番を回せばいいわけではありません。
「○○さんいかがですか。××さん意見ありますか」と聞くだけでよいのであったら、
ファーストフードで出来上がりをお知らせする電子看板でもできます。
ファシリテーターは場を盛り上げ、全員が心地よく議論する場を整える立場です。

ファシリテーターとして意識すること

議論が活発化するために意識することをいくつか挙げます。
  • 参加者の心理的安全性を担保すること
    • ファシリテーターは一番喋るポジションが故に、場の雰囲気はファシリテーターで決まる
      • 参加者の意見を絶対に否定せず、肯定的にとらえる
      • 意見を聞いて頷くだけではなく、言い換えや質問をする。
      • 他の参加者がわからなそうな意見は、汲み取ってそれとなく開設する
  • 発散と収束を意識すること
    • 発散と、収束を使い分ける
      • 発散は、どんな意見でもまずは受け入れることで意見を大量に引き出すという姿勢
      • 収束は、大量に出た意見をかみ砕き、結論へと導いていく姿勢
  • タイムマネジメントをしっかりと行うこと
    • 読書会が1時間と決まっているのであれば、絶対に1時間で終わらせる
      • 後に会議がある状態など、焦った状態ではよい意見は出せない。

5.当日:場の回し方

具体的な話の振り方

会が実際に始まったたら、最初の意見は積極的にファシリテーターが言うようにしましょう。いきなり「誰か意見ありますか?」と言っても誰も意見は出しづらいです。そのため「ここの章で感じたことはありますか?僕は~~と思いました。皆さんはいかがでしょう?」と具体例を出してあげるとよいでしょう。
 

話を広げてあげる

絶え間なく誰かが意見を言ってくれる、という幻想は捨てましょう。「どなたか意見ありますか?」と聞いても全員が黙ることは平気で起こりえます。そうなった際「意見を出してくれないみんなが悪い」とは絶対に思わず「意見を出せない環境を作ってしまっている自分が悪い」と思うことがファシリテーターです。では意見が出ないときはどうするか?問いかけを行いましょう。誰かが言ったことに対して「どうしてそう思ったんですか?」「その後はどうしますか?」等、問いかけで深堀をしていきましょう。自分から意見はいえなくても、質問されると人は意見が言えるものです。

6.社内アンケート

終了後はアンケートを実施する

無事読書会が終わって気が抜ける前に、必ずアンケートを実施しましょう。アンケートを取るのは二つ理由があります。
  1. 改善のために
  1. 今後の評価のために

改善は計測ありき

読書会は単発ではなく、定期的に行われるべきです。では、次回の読書会をやるときはよりよいものしたいですよね。その際反省ができていなければ第二回は改善されません。というのも、改善は計測ありきだからです。実行して、計測をする。それを見て、改善する。そのプロセスでしか改善はできないのです。

読書会のインパクトを測定しておく

読書会の幹事は立派な仕事です。業務時間を使って開催する以上、会がどのようなものだったかはきちんと報告しましょう。その際に、ただ「うまくいきました」と報告するのと「参加者全員が、5段階評価で5をつけて、次回も参加したいと答えました」と報告をするのでは評価が全く違います。
 
以上、
  1. 読書会の告知
  1. サマリーの作成
  1. 読書会資料の準備
  1. ファシリーテータとしての心構え
  1. 場の回し方
  1. 社内アンケート
これらの6つのステップをこなせば、誰でも社内の読書会が開催できると思います。
無事うまくいくことをお祈りしています。